anakpelajar.com – Seorang pebisnis pasti tidak akan asing dengan istilah purchase online. Purchase order atau PO merupakan salah satu komponen yang cukup penting dalam bisnis. PO ini merupakan bukti pembelian kepada penjual oleh pembeli. Berikut ini adalah penjelasan tentang beberapa fungsi dan contoh purchasing order.
Purchase order juga dikenal dengan faktur pembelian. Dalam transaksi bisnis PO penting untuk membantu memastikan transaksi pembelanjaan sudah sesuai dengan anggaran. Secara pengertian purchase dalam bahasa Inggris berarti pembelian dan order adalah pesanan.
Maka purcahse order atau singkatnya PO merupakan dokumen yang berisi permintaan stok barang dari pembeli kepada seorang agen atau penjual. Dalam dokumen PO akan tertera jenis barang, kuantitas, harga, dan nomor atau tanggal pemesanan.
Kegiatan pemesanan pembelian akan lebih aktif jika pesanan barang semakin spesifik maka semakin banyak rincian pada dokumen PO. Akan terbentuk sebuah kontrak mengikat secara hukum antara pihak pembeli dan pemasok ketika menerima dan purchase order.
Ketika akan melakukan PO maka pembeli harus menjelaskan secara detail permintaan pembelian kepada pihak pemasok. Hal ini bertujuan untuk menghindari adanya kesalahan dan kekeliruan ketika PO sampai pada penjual.
Kegunaan lain dari PO selain sebagai bukti pemesanan juga berguna untuk pemberian pinjaman. Beberapa kreditur komersial menggunakan PO sebagai bahan pertimbangan atau referensi untuk memberikan pinjaman kepada sebuah organisasi atau bisnis.
Fungsi Purchase Order
Pemesanan barang menggunakan Purchase Order ini memang terlihat cukup rumit. Akan tetapi hal ini bertujuan untuk memberikan rasa aman dari tindakan penipuan. Selain itu juga untuk mengamankan ketersediaan barang dengan harga yang sesuai.
Berikut ini merupakan beberapa fungsi Purchase Order:
Antisipasi pesanan ganda
Ketika ada PO yang masuk pada sebuah perusahaan maka dengan otomatis perusahaan tersebut mendapat pesanan hingga mendapat keuntungan dari pesanan tersebut. Begitu juga dengan pembeli sudah pasti akan mendapatkan barang yang dipesan.
Kegunaan paling utama sebuah PO adalah untuk mengantisipasi adanya pesanan ganda. Adanya PO dapat membantu melacak pesanan barang dan siapa pemesan barang tersebut.
Karena terjadinya pesanan ganda ini tentu akan merugikan kedua belah pihak antara pembeli begitu juga pemasok. Oleh sebab itu, untuk menghindari hal ini seorang pebisnis harus mempelajari dengan baik contoh purchasing order.
Selain itu, dokumen PO juga berfungsi sebagai dokumen untuk mengecek faktur yang harus dibayar. Hal ini ketika pembeli kesulitan aat mencocokkan faktur dengan pembelian produk yang serupa.
Memudahkan melacak pesanan yang masuk
Menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman dapat terbantu dengan sistem pesanan pembelian yang terorganisir dengan baik. Ini merupakan salah satu fungsi adanya PO yaitu untuk melacak adanya pesanan yang masuk.
Dokumen hukum bagi pembeli dan penjual
Ketika sudah ada PO maka akan ada kontrak yang mengikat secara resmi antara pembeli dan pemasok barang. Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan dan sebisa mungkin meminimalisir kerugian antar kedua belah pihak.
Karena tidak jarang sistem pemesanan barang ini dilakukan dalam jumlah yang besar. Maka perlu adanya dokumen hukum untuk menghindari perselisihan yang berkaitan dengan transaksi pada masa mendatang.
Dari beberapa penjelasan mengenai fungsi PO tersebut maka terbukti jika PO merupakan komponen penting dalam sebuah transaksi bisnis. Jika sudah mengetahui fungsi PO dengan baik, penting juga untuk mengetahui contoh purchasing order dengan baik.
Contoh Purchasing Order
Pebisnis handal pasti sudah hafal dengan tampilan dan model dari purchasing order. Akan tetapi beberapa orang yang baru memulai bisnis belum tentu tahu dan paham seperti apa bentuk purchasing order. Oleh sebab itu, mereka harus mempelajari dari contoh purchasing order terlebih dahulu agar bisa menggunakan dengan baik.
Terdapat dua jenis purchasing order untuk membantu memudahkan transaksi bisnis. Sebelum adanya digitalisasi seperti saat ini, bentuk dari purchasing order ini hanya terbuat dari kertas biasa. Akan tetapi saat ini terdapat inovasi baru berupa purchasing order dalam bentuk digital.
Dahulu para pebisnis memang sering menggunakan purchase order manual dengan kertas ini untuk melakukan transaksi dengan pembeli. Akan tetapi purchasing order manual ini menjadi kurang efisien dan cenderung beresiko.
Purchasing order dengan kertas ini lebih beresiko hilang dan rusak. Terlebih jika banyak dokumen yang harus disertakan dalam sekali pembelian maka menggunakan purchasing order ini sangat merepotkan.
Kemajuan teknologi sangat membantu dalam melakukan banyak hal salah satunya dengan adanya purchasing order digital. Purchasing order digital dapat membuat transaksi semakin cepat dan efisien. Tidak perlu takut dokumen akan hilang atau rusak karena dokumen akan aman melalui purchasing order digital.
Akan tetapi baik purchasing order manual ataupun digital Anda harus tau detail yang ada dalam purchasing order. Berikut ini merupakan beberapa kelengkapan isi dari contoh purchasing order :
- Nama dari produk atau pesanan barang
- Jumlah detail setiap produk pesanan
- Harga setiap unit barang pesanan
- Total harga yang sesuai dengan harga per unit dari jumlah pesanan
- Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
- Nomor purchase order
- Tanggal jatuh tempo pembayaran dan tanggal transaksi
- Kolom Otorasi
Demikian adalah contoh format dokumen purchasing order baik secara digital atau manual harus melengkapi ketentuan tersebut. Purchasing digital memang terkesan lebih simpel dan mudah. Akan tetapi juga harus mengerti secara detail kelengkapan dari contoh purchasing order secara maksimal.
DAFTAR ISI :
